(CRM)

TIPO DE AGENDA :

Agenda personal.

Este tipo de agenda es básicamente un cuaderno de anotaciones cronológicas, en donde una persona va registrando sus actividades pendientes de carácter personal, esto puede incluir sus finanzas (pagos, cobros, adeudos, ahorros), sus citas sociales o de trabajo, sus fechas importantes familiares (cumpleaños, aniversarios, etc.) y toda clase de fechas importantes para él o ella (llegada de mascotas, cuando conoció a tal o cual persona, etc.)

Como producto, las agendas personales se venden ya formateadas para ir anotando cosas en ellas, usualmente vienen por fecha y existen varios diseños disponibles para elegir la que más se adapte a la personalidad de la persona que la requiere, recordemos que es una excelente herramienta para los que necesitan organizar su tiempo.

Agenda

ectrónica.

Las agendas electrónicas,son un tipo de agenda  que se ajusta a las necesidades del usuario en cuanto a la organización de sus actividades en el tiempo; son pequeños dispositivos electrónicos capaces de almacenar mucha información y recordárnosla después a través de avisos y alarmas.

Actualmente existen también aplicaciones o APPS para el teléfono celular Smartphone o Tablet, que cumplen con esas funciones, o bien, muchos de estos teléfonos cuentan ya con las capacidades de memoria específicas para estos fines.

Estos equipos cuentan con pantalla táctil, conectividad por cable o WiFi, tarjetas de memoria y se pueden usar en la docencia, la medicina y la educación en general.

Agenda de reunión.

También conocida como la orden del día, una agenda de reunión es aquel menú de actividades programadas para un día y una hora en específico, un listado de temas que serán discutidos o tratados en el transcurso del día de la reunión.

Se le utiliza casi a diario en instituciones públicas y privadas, para establecer los objetivos de las juntas de trabajo que suelen darse al interior; son la mejor manera de cubrir la mayor cantidad de temas pendientes, pues siguiéndolas al pie de la letra, las necesidades informativas o estratégicas de la organización quedan perfectamente cubiertas.

El orden del día utiliza un formato predefinido que incluye unos minutos para la bienvenida y otros para la clausura de la misma.

Agenda pública.

Este tipo de agenda está creado por algunos gobiernos del orbe a manera de un espacio que permite a sus ciudadanos participar en los debates de temas específicos en materia de infancia, seguridad y educación.

Es decir, una agenda se denomina pública porque precisamente permite que la sociedad entre en debate en temas de interés general.

Agenda política.

La agenda política es aquel orden de actividades que han de llevar acabo distintos grupos políticos u organizaciones políticas dentro de una democracia; regularmente, las agendas políticas son diseñadas y puestas en marcha por el partido político en el poder, con el fin de ir cumpliendo tareas que prometieron llevar a efecto.

Agenda Setting.

Esta denominación de agenda, usado en los medios de comunicación, describe la selección de los temas de interés para las audiencias masificadas de los más importantes medios informativos de determinado país, incluyendo ya las nuevas formas como el internet.  Esta agenda es vital para el manejo de la influencia sobre las audiencias.

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LA AGENDA 

 Es preferible que usés una agenda del año actual, para que funcione como un calendario sobre el cual tomar notas. En ella anotarás actividades que necesitan realizarse en una fecha específica, así que es muy importante que tengás los días correctos. No vaya a ser que te confundás con el día de entrega de un trabajo por usar una agenda del 2010. Quizás suena absurdo, pero no por eso te puede dejar de pasar. Mejor curate en salud y dejá guardada esa agenda vieja.• Anotá en tu agenda absolutamente todo lo que tiene fecha y hora de realización definidas. Podés usar un lapicero de color sobresaliente para aquellas actividades que considerés más importantes, pero no te limités a apuntarlas solo a ellas. El uso correcto de la agenda requiere la formación de un hábito, y esto solo lo lográs apuntando todas tus actividades. Poné, entonces, desde “entrega del trabajo final de tal curso”, hasta “vacuna del perro”. Vas a ver que con esto siempre revisarás tu agenda, y costará más que la dejés tirada de nuevo.
• Tratá de ir al día y cumplir con todo lo que escribís en ella. Una de las principales causas por las que muchos abandonan su agenda es la frustración de verse siempre atrasados con actividades que ya deberían estar hechas. La agenda es simplemente una herramienta de planificación, para que funcione por completo debés cooperar con esfuerzo y acción. No hay agenda que haga las tareas por vos, ella solo te ayuda a tener un control de tus deberes.
• En caso de que no podás realizar una actividad en la fecha que tenías apuntada, movela para otro día. Cumplila de forma casi obligatoria en esa nueva fecha. Entre más fieles sean tus actividades con respecto a lo que planeás en tu agenda, mayor provecho le sacarás a esta forma de organización personal.
• Si la idea de escribir en papel no te llama la atención, recordá que tenés al alcance muchas aplicaciones y herramientas tecnológicas que pueden funcionarte como agenda. El mismo calendario de tu celular puede cumplir con esta función, siempre y cuando sigás la misma lógica de apuntar absolutamente todo lo que tiene que efectuarse en una fecha específica.
• Llevá tu agenda siempre con vos. Esto te permite revisar en cualquier momento tus actividades pendientes y cercanas. De igual forma, si surge un nuevo compromiso o deber, tenés tu agenda a mano para apuntarlo inmediatamente.

IMPORTANCIA DE MANEJAR LA AGENDA 

Funcion

Una agenda está diseñada para ayudarte a mantener un registro de los momentos importantes, fechas y eventos. Puedes mantener agendas separadas para las actividades de negocios y familiares. La función principal de las agendas es asegurarse de que no olvides las reuniones y eventos importantes. Mantener tus citas demuestra que eres una persona responsable y puede impedir que decepciones a la gente. Llegar a tiempo ayuda a llevar tus negocios y tu vida personal sin problemas.

Organizacion

Una agenda te ayudara a organizar tus actividades de una manera eficaz. Te permite priorizar las actividades en función de su importancia, cuando se tienen que hacer, y para planificar el futuro. Por ejemplo, si conoces la fecha exacta de una importante reunión con una semana de antelación, puedes reservar un tiempo para prepararte para ella con mayor eficacia.

Tipos

Deberías usar una agenda que se adapte a tus necesidades, en función de lo pesado que es tu horario, y si la utilizaras para realizar un seguimiento de eventos de negocios o familiares. Una agenda muy básico nombramiento te volverá más desorganizado si tienes una gran carga de trabajo y no puedes encontrar espacio para tus citas. Agendas más avanzadas, conocidos como planificadores, contienen secciones con calendarios diarios, semanales y mensuales, el distribuir tu tiempo en cualquier día, lo cual es bueno para la gente ocupada.

Características

La sección de las fechas importantes en una agenda te ayudara a recordar cumpleaños, aniversarios y reuniones importantes. Algunas agendas también tienen secciones donde se puede anotar recetas, planificar un presupuesto o agregar información financiera.

Consejos

Puede parecer obvio, pero tu agenda sólo te ayudará a mantenerte organizado si la usas a diario. Muchas personas toman la decisión de organizarse, comprando agendas o PDA, completos con campanas y silbatos, y dejan de usarlos cuando pasan de moda. Si utilizas tu agenda todos los días, pronto se convertirá en un hábito. Recuerda que debe mantener su agenda al día y elimina citas canceladas o reprogramadas y contactos obsoletos. De lo contrario, tu agenda puede llegar a estar desorganizada, haciendo tu vida desorganizada también

CONTROLES DE LA AGENDA 

En el área administrativa se destaca el manejo de las agendas, herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionados con las citas de los clientes.

El manejo de las agendas requiere cuidado, decisión, atención y constante revisión de los compromisos empresariales y personales contraídos durante el desarrollo de las funciones del asistente o del jefe.

todos los días, en las horas de las tarde se le recuerda al jefe los compromisos que deben atender en las primeras horas el día siguiente.
en la mañana, se le organiza el escritorio y se hace énfasis en el orden de atención previamente establecido desde el día anterior 

LA AGENDA COMO AYUDA A LA PLANIFICACIÓN

 Una agenda no solo es útil para planificar tu futuro más inmediato, sino que te permite observar todo lo que has hecho hasta ese momento y realizar un seguimiento y control de tu plan. Poder mirar con perspectiva todas tus actividades te permitirá saber si le has dedicado demasiado tiempo y esfuerzo a una determinada actividad o si, por el contrario, deberías haberle dedicado mayor atención. Realizar una evaluación de tu trabajo te permitirá sacar conclusiones para mejorar tu productividad de cara al futuro. Una buena agenda laboral será tu aliada para tomar las decisiones más razonables en cada momento y para observar la evolución de una determinada actividad.Con una buena agenda también te será más sencillo delegar responsabilidades y trabajar en equipo de forma más eficiente. Sabrás en todo momento los calendarios y las fechas a cumplir. Además, al planificar por escrito tus tareas, podrás delegar responsabilidades con mayor facilidad.Utilizar una agenda laboral es un hábito muy beneficioso para nuestro tiempo y memoria, ya que el desorden solo nos lleva a que perdamos tiempo en actividades menos importantes y que luego nos falte tiempo para realizar las más urgentes y primordiales. Con todo, recuerda que el equilibrio es primordial a la hora de organizar tu tiempo, por lo que ten en cuenta todas las áreas de tu vida tanto profesional como personal, para no dejarte nada fuera.

EJEMPLO DE AGENDA: